Das Thema ist zwar reichlich Off-Topic, aber gerade in den letzten Tagen hat sich gezeigt, dass das (richtige) Formatieren von Word-Dokumenten eine Kunst für sich ist.

Ich würde mich dabei mal unter fortgeschritten einordenen, gerade wenn ich die “Hilflosigkeit” einiger beim Erstellen von Inhaltsverzeichnissen oder ähnlicher Dinge beobachte. Ich bewundere zwar die Geduld, die für die händische Erstellung solcher Verzeichnisse aufgebracht wird, aber es könnte soviel einfacher sein, wenn man einmal die Zeit für solch eine Arbeit in das Drücken von F1 (eine erheblich zu wenig beachtete Taste unter Windows/Programmen allgemein) und in das Lesen der entsprechenden Hilfe investieren würde. Zugegeben: Die meisten fragen bei diesem Hinweis erst mal erstaunt: “Ach, das geht [überhaupt]?”.

Die (nicht unbedingt beste) 3-Schritt-Anwort würde lauten:

1. Markiere deine Überschrift
2. Wähle im Menü neben der Schriftartenwahl Überschrift 1 bis x (entsprechender des logischen Aufbaus deines Dokumentes)
3. Wenn du nun an einer beliebigen Stelle deines Dokumtes (Vorzugsweise irgendwo nach deinem Titeblatt) das Menü Einfügen > Referenz > Index und Verzeichnisse wählst, dann hast du quasi bereits dein Inhaltsverzeichnis.

Im besten Falle sollte man sich die Struktur seines Dokumentes natürlich vorher überlegen, aber auch wenn man es eher “dynamisch” erstellt (wie ich gerne), kann gerade ein solches automatisches Verzeichnis logische Brüche in der Struktur schnell “visualisieren”.

Tatsächlich kann das Erstellen eines Worddokumentes in ziemliche Arbeit ausarten, schon nur dabei angefangen, dass man Unterschiedliche Kopfzeilen für Abschnitt haben will. Für ein so reichlich teures Programm kann Word da schon recht “fummelig” werden, aber im Grunde geht es nach kurzer Einarbeitung alles recht gut von der Hand.

Kleine Randbemerkung an dieser Stelle: OpenOffice (OpenWrite) ist meines Erachtens mittlerweile ziemlich gut geworden. Einiges ist besser als bei Winword (allgemein der, häufig kontextsensitive, Zugang zu einzelnen Funktionen und insbesondere der Navigator für die einzelnen Elemente eines Dokumentes [Tabellen, Abschnitte, Überschrifte…]), weniges vermisst man wirklich. Einzig ungünstig ist, dass beim öffnenen komplexer formatierter Word-Dokumente manchmal Seitenumbrüche nicht ganz beibehalten werden – soweit ich das feststellen konnte. Prinzipiell funktioniert es aber genauso wie Word.

Zurück zum eigentlichen Thema. Andere extreme Unschönheiten sind u.a. auch das “Zurecht-tabben” von Einschüben oder ganze Zeilen als Absätze zu nutzen (statt den Absatzabstand zentral zu formatieren). Manchmal wird bei langen Texten auch der Flattersatz beibhalten, statt auf Blocksatz umzustellen, wobei ich mich ehrlich frage, warum der überhaupt als Standard gesetzt ist – zu 90% ist ein Blocksatz doch sehr viel angenehmer (auch wenn Word bei der Formatierung nicht gerade ein DTP-Spezialist ist). Wenn man dann langsam pingelig wird, dann kann man noch “nörgeln”, dass doch für Ausdrücke nicht immer Arial, sondern eine Serifenschrift (Wikipedia oder Matthes dazu) genutzt werden sollte. Allerdings lehn ich mich dann auch weit aus dem Fenster, aber in die Richtung habe ich ja viele andere Experten wie z.B. Frau Hanschmann und Herrn Weier vom TUB-Praktikum (oder auch meinen Bruder) 🙂

Fazit ist also, dass Word (Formatierung) – zumindest beinah – eine Kunst sein kann, aber letzlich dient sie ja auch der logischen Strukturierung eines Dokuments. Im Grunde macht man sich damit nur selber das Leben einfacher und vielleicht gefällt es schließlich dem Leser auch besser.

Für Word gibt es ein gutes Tutorial von Rosa Fugmann. Ich denke insbesondere Lektion 9 – Formatieren eines Textes, 13 – Kopf- und Fußzeile, 27 – Manueller Umbruch über Menü Einfügen und 39 – Inhaltsverzeichnis anlegen (ah, mit Alt+1-0 geht das auch) sind recht nützlich.

Sehr gut gefällt mir auch Wissenswertes zur Diplomarbeit und Textverarbeitung mit Word 2000 [2003] von Holger Matthes.

Und dann gibt es noch die umfangreiche MS Word FAQ. Persönlich besonders interessant fand ich: Diplomarbeit unter MS Word: So packen Sie es (an), Erstellung eines Literaturverzeichnisses in MS Word, Professionellere MS Word-Dokumente Dank Abschnittswechseln, Wie kann ich meine Formatvorlagen übersichtlich organisieren?, Wie kann ich eine Fussnotenzahl mehrfach vergeben? (ah!).

Bezüglich des Studiums fällt mir abschließend dazu noch ein: Wir haben 2 x ASP (Arbeits-, Studien- und Präsentationstechniken) gehabt – Grundstudium und Hauptstudium – aber dies war bei allen behandelten “forgeschrittenen” Präsentationstechniken niemals ein Thema. Dabei wären dies, scheint mir, sogar ziemlich Essentials.